實(shí)驗(yàn)室管理通常覆蓋“人、機(jī)、物、法、料”五個(gè)核心方面。從實(shí)驗(yàn)室耗材的管理人員開始的整個(gè)管理流程，通常會出現(xiàn)幾個(gè)難題管理人員是那種在架子空了時(shí)讓別人知道的人嗎？當(dāng)供應(yīng)快開始不足時(shí)就已經(jīng)有人提出警示了嗎？當(dāng)每個(gè)人都在訂購自己的耗材時(shí)，貨架更有可能會變空嗎？

面對這些狀況，實(shí)驗(yàn)室管理者需要定期檢查或計(jì)算貨架上的物品的流程，或是可以通過警示類流程來實(shí)驗(yàn)室?guī)齑婀芾?。這些過程都可以人工手動(dòng)完成，當(dāng)然也可以使用信息化工具LIMS——實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)來幫助完成。

關(guān)于人工手動(dòng)管理，有一些人工手動(dòng)選項(xiàng)可以用于警示過程。這些包括了：白板、剪貼板或便簽紙——實(shí)驗(yàn)室人員寫下需要訂購的物品或物品數(shù)量，然后庫存的管理人員在查看白板或便簽后，綜合所有信息，并確定最終訂單數(shù)量。

視覺信號（有時(shí)稱為兩倉或看板）系統(tǒng)——庫存管理者將視覺指示器放置在架子上的庫存內(nèi)。當(dāng)用戶看到視覺指示器（通常是彩色卡片或帶有訂購信息的卡片）時(shí)，用戶會將卡片帶給訂購該儲藏室的人，或者將卡片放在要收集的籃子中。

其實(shí)，于其嘗試更改已經(jīng)成為習(xí)慣的行為，通常來講，優(yōu)化流程更容易。如果實(shí)驗(yàn)室用戶不太可能在貨架上的某個(gè)物品不足時(shí)通知您，那么復(fù)查或者計(jì)數(shù)過程可能比警示過程更有效，最好的選擇是定期檢查。使用手動(dòng)管理的方法，就需要定期庫存盤點(diǎn)。經(jīng)理通過對儲藏室中的每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行盤點(diǎn)，使用筆和紙、手工將信息輸入電子表格或其他文檔記錄計(jì)數(shù)。

庫存盤點(diǎn)過程可以專注于計(jì)算空位或計(jì)算貨架上剩余的物品。

計(jì)算空位會創(chuàng)建填充貨架的訂單。將貨架上剩余的物品計(jì)數(shù)與預(yù)先建立的再訂購點(diǎn)進(jìn)行比較。此類庫存數(shù)量是優(yōu)化支出、提高貨架空間利用率和供應(yīng)可用性的重要工具。計(jì)數(shù)頻率取決于您擁有多少貨架空間以及每天使用多少耗材。

首先，每周進(jìn)行幾次計(jì)數(shù)，然后從那里評估站點(diǎn)所需的頻率。然后從庫存盤點(diǎn)或警報(bào)系統(tǒng)中訂購要訂購的物料，然后將其輸入訂購系統(tǒng)或發(fā)送/調(diào)用給每個(gè)供應(yīng)商。

使用手動(dòng)系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)是易于設(shè)置且有效。但是，手動(dòng)系統(tǒng)通常很繁瑣，麻煩且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，難以精準(zhǔn)計(jì)算物品數(shù)量以下訂單。

實(shí)驗(yàn)室信息化庫存解決方案的計(jì)數(shù)過程的其實(shí)遵循與人工手動(dòng)管理相同的流程，只不過是利用各種數(shù)字化工具來完成這些步驟。

對于警示類型的過程，某些庫存管理程序提供移動(dòng)應(yīng)用程序以記錄物品。該過程非常簡單，只需掃描產(chǎn)品貨架上的條形碼或二維碼并指示已取貨數(shù)量即可。當(dāng)貨架上的數(shù)量下降到預(yù)設(shè)的重新訂購點(diǎn)以下時(shí)，系統(tǒng)將提示庫存管理員重新訂購。

數(shù)字警報(bào)的另一個(gè)有效來源是實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)（LIMS）。這些系統(tǒng)跟蹤并關(guān)聯(lián)每個(gè)實(shí)驗(yàn)使用的試劑和消耗品，還可以為管理員提供儀表盤界面以跟蹤庫存狀況，并在庫存不足時(shí)觸發(fā)通知，提醒庫存管理員重新訂購。

數(shù)字化庫存管理系統(tǒng)還簡化了盤點(diǎn)庫存的過程——不僅將盤點(diǎn)庫存的時(shí)間減少了多達(dá)50％，而且錯(cuò)誤更少。要進(jìn)行計(jì)數(shù)，只需要掃描架子上的條形碼或二維碼，輸入架子上的物品計(jì)數(shù)，然后繼續(xù)進(jìn)行直到所有物品都計(jì)數(shù)。

LIMS系統(tǒng)庫存管理模塊既可以自動(dòng)計(jì)算所需的訂單數(shù)量，又可以直接向供應(yīng)商下訂單，這大大減少了識別和訂購實(shí)驗(yàn)室所需耗材的時(shí)間。數(shù)字化庫存管理系統(tǒng)的建立確實(shí)需要花費(fèi)一些的時(shí)間，但是可以通過更高效、更準(zhǔn)確的庫存盤點(diǎn)和訂購來快速收回初始投資。