在中西醫(yī)醫(yī)學(xué)研究中，科研人員可以利用該系統(tǒng)對大量的生物樣本進(jìn)行管理，加快新藥研發(fā)的進(jìn)程。系統(tǒng)設(shè)計(jì)規(guī)范：嚴(yán)格遵循ISO/IEC:17025、CNAS、CMA、TB214、ISO15189、FDA、CMA體系及等實(shí)驗(yàn)室程序文件規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)理念；出色的庫位管理方案，我們能夠更好地管理、追蹤和利用珍貴的生物樣本，提升庫區(qū)管理。
基礎(chǔ)管理：根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)置用戶角色、組織架構(gòu)，通過設(shè)置角色權(quán)限，賦予用戶功能權(quán)限、操作權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限；系統(tǒng)內(nèi)置常用角色，包括系統(tǒng)管理員，老師，學(xué)生，實(shí)驗(yàn)員等；支持用戶自定義角色，支持角色的新增，修改，權(quán)限配置，刪除。
人員管理
所有參與樣本管理的人員應(yīng)接受專業(yè)培訓(xùn)，包括樣本的收集、標(biāo)識、處理、存儲和運(yùn)輸?shù)确矫?。同時(shí)，應(yīng)要求相關(guān)人員獲得必要的資格認(rèn)證，以確保他們具備專業(yè)的知識和技能。在樣本管理系統(tǒng)中，應(yīng)明確每個(gè)人的職責(zé)和分工，如樣本接收員、處理員、存儲員和運(yùn)輸員等。這樣可以確保工作流程的順暢進(jìn)行，同時(shí)提高管理效率。定期對參與樣本管理的人員進(jìn)行考核和評估，以檢查他們的工作質(zhì)量和遵守操作規(guī)范的情況。加強(qiáng)人員之間的溝通與協(xié)作，確保信息的及時(shí)傳遞和問題的有效解決。重視人員的安全意識培訓(xùn)，確保他們了解并遵守相關(guān)的安全規(guī)定和操作規(guī)程。在樣本管理工作中，應(yīng)定期進(jìn)行人員輪換和交接，以避免長期由同一人負(fù)責(zé)同一環(huán)節(jié)導(dǎo)致的潛在風(fēng)險(xiǎn)，避免信息丟失或誤解。
樣本管理
一、樣本收集：制定明確的樣本收集流程和操作規(guī)范，確保每次收集都能按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。
培訓(xùn)與教育：對樣本收集人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，包括正確的收集方法、樣本標(biāo)識、運(yùn)輸和保存等。將收集的樣本滿足檢測或研究的要求，避免污染、損壞或誤操作。
二、樣本標(biāo)識與記錄：為每個(gè)樣本分配唯一標(biāo)識碼，確保樣本信息的可追溯性。記錄樣本的來源、類型、數(shù)量、收集時(shí)間等信息，便于后續(xù)查詢和管理。
三、樣本存儲：樣本存儲環(huán)境滿足特定要求，如溫度、濕度和光照等。根據(jù)樣本的性質(zhì)和用途進(jìn)行分類存放，避免混淆和交叉污染。定期檢查樣本的狀態(tài)和存儲條件，確保樣本的完整性和有效性。
四、樣本在運(yùn)輸過程中的安全性，使用合適的包裝材料并進(jìn)行明確標(biāo)識。記錄樣本的運(yùn)輸過程，包括起始時(shí)間、目的地、運(yùn)輸人員等信息。
五、樣本的用途和檢測要求，制定合適的處理流程，確保樣本的準(zhǔn)確性。對于不再需要或已過期的樣本，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，避免潛在風(fēng)險(xiǎn)。
六、實(shí)現(xiàn)樣本信息的電子化存儲和查詢。確保樣本信息的可追溯性，便于在出現(xiàn)問題時(shí)迅速定位和解決。
七、支持設(shè)置樣品庫存不足預(yù)警，當(dāng)批次剩余量低于某個(gè)設(shè)定的庫存量值時(shí)，系統(tǒng)主動推送給庫管人員，及時(shí)合理補(bǔ)貨。
樣本入庫管理
一、入庫管理：通過手持PDA掃碼，實(shí)現(xiàn)批量樣本入庫，樣本出入庫均可通過PC端的web頁面入庫，也可通過安卓客戶端等Pad方式操作入庫，可生成二維碼。驗(yàn)收合格后，對樣本進(jìn)行詳細(xì)登記，包括樣本名稱、數(shù)量、來源、接收日期等信息，并將其錄入樣本管理系統(tǒng)。根據(jù)樣本的性質(zhì)和用途，對樣本進(jìn)行分類存放。確保樣本存放區(qū)域標(biāo)識清晰，方便快速定位和查找。樣本入庫后，及時(shí)更新樣本管理系統(tǒng)的信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)物相符。
二、出庫管理：樣本出庫前，需由相關(guān)人員提出出庫申請，并經(jīng)過相關(guān)部門審批。審批過程應(yīng)確保樣本的合理使用和避免浪費(fèi)。出庫時(shí)，需對樣本進(jìn)行詳細(xì)核對，確保出庫的樣本與申請相符。核對無誤后，對出庫樣本進(jìn)行登記，并更新樣本管理系統(tǒng)的信息。建立樣本出庫追溯記錄，記錄樣本的出庫時(shí)間、數(shù)量、去向等信息，便于后續(xù)追蹤和查詢。
三、安全管理：樣本存放區(qū)域應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制人員進(jìn)出。同時(shí)，安裝監(jiān)控設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控樣本的存儲和出入庫情況。根據(jù)樣本的保存要求，確保樣本存放區(qū)域的溫度和濕度控制在適宜范圍內(nèi)。樣本存放區(qū)域應(yīng)配置消防設(shè)備和報(bào)警系統(tǒng)，定期進(jìn)行安全檢查和演練。同時(shí)，加強(qiáng)防盜措施，確保樣本的安全。
四、質(zhì)量控制：定期對樣本進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保樣本的完整性和有效性。對于不合格的樣本，及時(shí)進(jìn)行處理并記錄。依據(jù)樣本出入庫管理的實(shí)際情況，及時(shí)收集反饋意見，對管理流程和操作規(guī)范進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。
樣本目錄維護(hù)
一、在系統(tǒng)初始化階段，根據(jù)醫(yī)院樣本管理的需求，建立初步的樣本目錄結(jié)構(gòu)，包括樣本類型、來源、用途等分類維度。隨著樣本種類的增加和管理需求的變化，定期對目錄進(jìn)行分類細(xì)化，確保目錄結(jié)構(gòu)能夠準(zhǔn)確反映樣本的實(shí)際情況。
二、對于新收集的樣本，及時(shí)將其信息錄入樣本目錄，包括樣本名稱、編號、數(shù)量、收集時(shí)間、保存條件等關(guān)鍵信息。對于已錄入的樣本信息，根據(jù)樣本狀態(tài)的變化和管理需求，及時(shí)進(jìn)行更新，確保目錄信息的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性。
三、設(shè)計(jì)簡單易用的查詢界面，提供多種查詢方式，如按樣本名稱、編號、類型等關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，方便用戶快速定位所需樣本。查詢結(jié)果應(yīng)清晰展示樣本的詳細(xì)信息，包括樣本圖片、描述、存儲位置等，便于用戶全面了解樣本情況。
四、建立目錄審核機(jī)制，對新錄入的樣本信息進(jìn)行審核，確保信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。對于更新后的目錄，也需經(jīng)過審核才能生效。根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置不同的目錄訪問和修改權(quán)限。確保只有授權(quán)人員才能對目錄進(jìn)行維護(hù)和管理，防止信息泄露和誤操作。
五、系統(tǒng)自定義樣品信息、多形式錄入信息，統(tǒng)籌管理生物樣本，合理收集、完善信息（增、刪、改）。
存儲管理
一、確保樣本存儲區(qū)域具備穩(wěn)定的溫度、濕度和光照條件，以滿足不同類型樣本的保存需求。對于需要特殊環(huán)境條件的樣本，如低溫保存或避光保存，應(yīng)設(shè)置專門的存儲設(shè)施。
設(shè)備維護(hù)：定期檢查和維護(hù)存儲設(shè)備，確保其正常運(yùn)行和性能穩(wěn)定。對于冷藏、冷凍等設(shè)備，要關(guān)注溫度波動和報(bào)警系統(tǒng)的工作狀態(tài)。
二、根據(jù)樣本的類型、來源、用途等屬性，對存儲區(qū)域進(jìn)行合理分區(qū)。每個(gè)區(qū)域應(yīng)有明確的標(biāo)識和記錄，便于樣本的快速定位和查找。
位置標(biāo)識：為每個(gè)樣本分配唯一的存儲位置標(biāo)識，如貨架編號、層數(shù)、列數(shù)等。在樣本管理系統(tǒng)中建立位置標(biāo)識與樣本信息的關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)快速定位。
三、根據(jù)樣本的性質(zhì)和用途，設(shè)定合理的存儲期限。對于過期或無效的樣本，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和處理。在樣本管理系統(tǒng)中設(shè)置存儲期限提醒功能，當(dāng)樣本即將到達(dá)存儲期限時(shí)，自動提醒相關(guān)人員進(jìn)行處理。
四、加強(qiáng)存儲區(qū)域的防火和防盜措施，如安裝報(bào)警系統(tǒng)、配置滅火設(shè)備等。定期對存儲區(qū)域進(jìn)行安全檢查，確保樣本的安全。對樣本管理系統(tǒng)進(jìn)行定期備份，以防數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在發(fā)生意外情況時(shí)能夠迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)。
五、詳細(xì)記錄樣本的存儲情況，包括存儲位置、存儲條件、存儲期限等。這些記錄有助于追蹤樣本的保存狀態(tài)和歷史信息。建立樣本追蹤機(jī)制，記錄樣本的出入庫、轉(zhuǎn)移等操作。通過追蹤記錄，可以了解樣本的使用情況和流向，確保樣本的合規(guī)使用。
盛元廣通中西藥醫(yī)院樣本管理系統(tǒng)具備實(shí)時(shí)監(jiān)控功能，還能生成詳盡的報(bào)告及報(bào)表（可用樣本報(bào)表、即將過期樣本報(bào)表、已過期樣本報(bào)表、低庫存樣本報(bào)表、不合格樣本報(bào)表、已銷毀樣本表、可用樣本報(bào)表），可通過樣本源類型以及樣本源信息分類提供樣本庫的使用情況、存儲狀態(tài)以及其他重要指標(biāo)的分析和展示，對整個(gè)樣本庫有全面的掌控。
