如今國家及相關(guān)監(jiān)管部門對實驗室的管理和要求越來越嚴(yán)格，檢驗檢測實驗室可以通過LIMS實現(xiàn)管理水平的提升與檢測效率的提高，從而可以達(dá)到認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)也可以進(jìn)一步減少實驗室運作成本。
比起傳統(tǒng)模式下純紙質(zhì)人工操作歸檔記錄，實驗室信息化LIMS系統(tǒng)的運行可以降低大量重復(fù)的繁瑣的易出錯的實驗室記錄操作，而在LIMS管理過程中必然會產(chǎn)生一系列的電子歸檔文件，那么在LIMS中是如何做到實驗室各類文件及檔案的管理呢。
首先，電子檔案設(shè)置
以一個普通的第三方檢驗檢測實驗室來舉例，其實驗室的主要業(yè)務(wù)是將客戶所需要檢測的樣品根據(jù)其要求進(jìn)行檢驗檢測，并出具檢測報告。
所以說呢，在其所適用的LIMS中，實現(xiàn)了全流程的全程電子化，主要的工作流程是：
合同評審人員接收并在LIMS中登記客戶送檢樣品及要求（電子原始記錄）——業(yè)務(wù)受理人員分配電子任務(wù)——實驗室主管安排檢測任務(wù)給檢測人員（權(quán)限設(shè)置，任務(wù)安排）——檢測人員開展檢測——檢測后提交電子原始實驗記錄給校核人員（權(quán)限設(shè)置）——校核無誤后提交授權(quán)簽字人審核(電子簽名)——審核無誤后提交審核稿編制人（權(quán)限設(shè)置）——審核稿提交實驗室主管審核（權(quán)限設(shè)置）——審核無誤后提交報告編制人（權(quán)限設(shè)置）——編制完成提交報告審核人（權(quán)限設(shè)置）——審核無誤后交報告發(fā)送人（權(quán)限設(shè)置）——發(fā)送檢測報告（電子報告，支持下載打印）。
當(dāng)所有的流程走完后，LIMS系統(tǒng)中自動報告發(fā)放人員點擊歸檔，該任務(wù)的相關(guān)原始記錄和報告以及任務(wù)單等歸檔材料便進(jìn)入“歸檔模塊”。
第二，電子檔案整理
對于有些檢測范圍較廣的檢驗檢測機構(gòu)來說，檢測報告類型復(fù)雜，為便于管理，可按不同行業(yè)領(lǐng)域建立獨立的編號，該編號具有唯一性，從接收樣品登記開始一直跟隨著所有的材料和流程，直到歸檔。
檔案管理人員每天登錄系統(tǒng)，對接收到的歸檔材料按領(lǐng)域進(jìn)行分類，填寫材料保存期限和材料查閱級別，以該項檢測業(yè)務(wù)的唯一性編號作為檔案號，統(tǒng)一對文件命名后建立目錄并將歸檔材料邏輯歸檔到檔案管理模塊。
由于檢測報告的特殊性，經(jīng)常會出現(xiàn)客戶想補測或修訂的情況，若是該歸檔材料有后補或修訂更替內(nèi)容，要通過另一個文件審批流程，經(jīng)過申請、審批，點擊歸檔后，由檔案人員進(jìn)行歸檔材料的變更操作。
第三，電子檔案管理
在LIMS系統(tǒng)的檔案管理模塊中，有歸檔材料的利用服務(wù)功能。需要借閱檔案的人可以在系統(tǒng)上完成申請查閱，線上審批，網(wǎng)上查閱。首先檔案申請人進(jìn)入檔案利用欄，輸入需要閱覽的檔案號（即該檢測業(yè)務(wù)的唯一性編號）或關(guān)鍵詞，檢索出該檔案目錄，點擊借閱申請，注明利用目的。
提交申請后進(jìn)入技術(shù)負(fù)責(zé)人審批程序，審批后流程進(jìn)入檔案管理員，檔案管理員設(shè)置完該借閱人的閱讀權(quán)限后通知借閱人，借閱人便可在網(wǎng)上瀏覽到該檔案。使用歸還后，檔案管理人便可關(guān)閉權(quán)限。系統(tǒng)便會自動記錄借閱人，借閱時間，歸還時間及在借狀態(tài)。
LIMS系統(tǒng)能根據(jù)保管期自動判斷并提示到期，對已到達(dá)保管期限的文件，檔案人員講導(dǎo)入銷毀模塊，利用銷毀模塊的功能，編制好銷毀文件列表，并上傳相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，審核通過方可銷毀，銷毀后的檔案目錄講轉(zhuǎn)入“已銷毀”模塊。對于一些到期但還有保存價值的檔案，將通過程序識別，自動保存到“長期保存模塊”，以減輕系統(tǒng)壓力。
實驗室檔案由傳統(tǒng)的純手工紙質(zhì)記錄管理模式向電子化的管理模式轉(zhuǎn)變早已是一種趨勢，實驗室信息化管理LIMS系統(tǒng)中的檔案管理功能改變了原來檔案資料靠紙質(zhì)載體來傳遞、審核、歸檔，效率低下，且由于日益增長的紙質(zhì)檔案在保管上受空間制約的現(xiàn)狀。在利用工作上也得到了新的突破，隨時隨地了解跟蹤實驗進(jìn)度，掌握整體實驗室狀態(tài)，信息檢索方便快捷，不受空間和時間的限制，提高了各項檢驗檢測工作的效率。
