實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案的建立是設(shè)備運(yùn)行的首要環(huán)節(jié)。它包括以下幾個(gè)方面：首先，儀器設(shè)備到貨后，應(yīng)盡快組織有關(guān)人員按購(gòu)貨合同要求清點(diǎn)、檢查、調(diào)試，并填寫(xiě)驗(yàn)收記錄。儀器設(shè)備的管理部門(mén)要收集儀器設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)表、技術(shù)調(diào)研論證報(bào)告、招投標(biāo)文件、訂貨合同、驗(yàn)收記錄、裝箱單、儀器說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)、線路圖、合格證、供應(yīng)商資質(zhì)等相關(guān)資料文件。其次，建立設(shè)備的使用檔案。
其內(nèi)容包括：
(1)設(shè)備的唯一識(shí)別編號(hào)；
(2)名稱和型號(hào)；
(3)制造商和供應(yīng)商名稱；
(4)主要技術(shù)指標(biāo)；
(5)接收時(shí)的狀態(tài)和啟用日期；
(6)目前所在科室或放置地點(diǎn)；
(7)操作規(guī)程；
(8)檢定或自校時(shí)間；
(9)期間核查和維護(hù)的規(guī)程。? 其內(nèi)容包括：
(1)儀器設(shè)備使用過(guò)程中的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)；
(2)歷年的使用、維修、維護(hù)、故障、改裝記錄；
(3)歷次檢定證書(shū)；
(4)期間核查的報(bào)告及記錄；
(5)調(diào)撥或報(bào)廢申請(qǐng)表。這些資料都需認(rèn)真收集后整理歸檔。最后，儀器設(shè)備檔案建好后應(yīng)由儀器設(shè)備的管理部門(mén)統(tǒng)一管理。業(yè)務(wù)人員如因工作需要需借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。精密儀器原版說(shuō)明書(shū)和線路圖等重要技術(shù)資料一般不外借，確因工作需要，在履行有關(guān)檔案管理規(guī)定的借閱手續(xù)后可借用復(fù)印件。儀器使用部門(mén)根據(jù)需要保存復(fù)印資料，如說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)等。? 二、儀器設(shè)備的檢定?
按照ISO/IEC17025的要求和《中華人民共和國(guó)強(qiáng)制檢定的工作計(jì)量器具檢定管理辦法》的規(guī)定，我中心結(jié)合儀器設(shè)備使用具體情況，編制出本中心需檢定儀器設(shè)備的控制目錄。按照檢定周期有計(jì)劃的在有資質(zhì)的計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)進(jìn)行儀器設(shè)備的檢定，檢定證書(shū)歸檔保存。新的儀器設(shè)備在投入使用前應(yīng)進(jìn)行檢定；固定使用的設(shè)備轉(zhuǎn)移存放地點(diǎn)需要檢定的，必須經(jīng)檢定合格后方可使用。對(duì)檢定合格的設(shè)備粘貼上綠色的標(biāo)簽，并填寫(xiě)相應(yīng)的信息，如日期、有效期、證書(shū)編號(hào)及檢定機(jī)構(gòu)名稱等；對(duì)于多功能檢測(cè)設(shè)備，某些功能已喪失，但檢測(cè)工作所用參數(shù)工作正?；蚪?jīng)校準(zhǔn)合格者以及測(cè)試設(shè)備某一示值范圍精度不合格，但檢測(cè)工作所用示值范圍合格者等降級(jí)使用的，粘貼上黃色的標(biāo)簽；設(shè)備經(jīng)計(jì)量檢定不合格或設(shè)備損壞不能正常運(yùn)行的，粘貼上紅色的標(biāo)簽。?
三、儀器設(shè)備的期間核查?
3.1需期間核查的情況
儀器設(shè)備經(jīng)檢定合格后即可投入使用。但在2次檢定和自校之間，遇有下列情況之一，必須實(shí)施期間核查：
(1)在超出規(guī)定的環(huán)境條件或技術(shù)條件下使用；
(2)設(shè)備使用頻次超出規(guī)定的限度；
(3)設(shè)備可能出現(xiàn)漂移現(xiàn)象；
(4)設(shè)備長(zhǎng)期閑置后再次使用前；
(5)客戶有特殊要求；
(6)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)穩(wěn)定性考核證明其檢定或校準(zhǔn)數(shù)據(jù)超出穩(wěn)定性允差的；
(7)攜帶到現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)的儀器設(shè)備；
(8)設(shè)備在運(yùn)行過(guò)程中，有可疑現(xiàn)象發(fā)生等。儀器設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)儀器設(shè)備期間核查控制目錄下達(dá)期間核查計(jì)劃，檢測(cè)部門(mén)負(fù)責(zé)期間核查規(guī)程的制定并組織實(shí)施。? 3.2期間核查的方法
儀器的期間核查并不等于檢定周期內(nèi)的再次檢定，而是核查儀器的穩(wěn)定性、分辨率、靈敏度等指標(biāo)是否持續(xù)符合儀器本身的技術(shù)要求。針對(duì)不同儀器的特性，可選用不同的核查方法。包括：
(1)參照設(shè)備技術(shù)資料提供的校準(zhǔn)方法；
(2)可能時(shí)，參照自校規(guī)程進(jìn)行檢查；
(3)采用標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)進(jìn)行檢查；
(4)與新近計(jì)量檢定合格的同規(guī)格型號(hào)設(shè)備進(jìn)行比對(duì)試驗(yàn)；
(5)選用穩(wěn)定性好、靈敏度高的樣品在不同時(shí)期、不同地點(diǎn)進(jìn)行多次重復(fù)測(cè)量，并采用統(tǒng)計(jì)技術(shù)對(duì)每次測(cè)量結(jié)果進(jìn)行評(píng)估；
(6)與優(yōu)秀實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行比對(duì)試驗(yàn)；
(7)采用高一個(gè)精度等級(jí)的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)、儀器設(shè)備或有證標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)進(jìn)行核查；
(8)采用同等精度的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)、儀器設(shè)備進(jìn)行比對(duì)；
(9)通過(guò)對(duì)樣品不同特性檢測(cè)結(jié)果的相關(guān)性進(jìn)行驗(yàn)算等。
3.3期間核查的時(shí)間
間隔期間核查的時(shí)間間隔一般以在儀器的檢定周期內(nèi)進(jìn)行一二次為宜。對(duì)于使用頻率較高的儀器，應(yīng)增加核查的次數(shù)。期間核查的記錄及報(bào)告應(yīng)歸檔保存。? 四、儀器設(shè)備的運(yùn)行、維修、維護(hù)管理?
4.1編寫(xiě)儀器設(shè)備的操作作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
儀器設(shè)備的使用部門(mén)應(yīng)在儀器安裝調(diào)試后，粘貼唯一編號(hào)的標(biāo)識(shí)，編寫(xiě)設(shè)備的操作作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。其主要內(nèi)容包括：儀器名稱、性能用途、操作步驟、檢查方法(包括開(kāi)機(jī)、關(guān)機(jī)、運(yùn)行檢查和期間核查)、維護(hù)保養(yǎng)等。對(duì)于不列入強(qiáng)制檢定的儀器設(shè)備，還應(yīng)建立自校規(guī)程。
4.2落實(shí)儀器設(shè)備的使用記錄制度
其主要內(nèi)容包括：開(kāi)機(jī)日期、關(guān)機(jī)日期、工作時(shí)數(shù)、運(yùn)行狀態(tài)(包括停電、停水及工作異常等情況)、運(yùn)行檢查期間核查、工作內(nèi)容等。
4.3建立儀器設(shè)備使用前的檢查制度在儀器設(shè)備使用前應(yīng)對(duì)其進(jìn)行檢查。? 要了解上次使用情況、檢定的情況及外部設(shè)備(包括水、電、氣)是否完好等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)匯報(bào)和處理，以免造成儀器設(shè)備的損壞。? 4.4儀器設(shè)備異地使用的管理? 攜帶儀器到實(shí)驗(yàn)室以外場(chǎng)所進(jìn)行檢測(cè)或抽樣時(shí)，除了遵守在固定場(chǎng)所使用儀器的規(guī)定外，還應(yīng)注意：? (1)領(lǐng)用時(shí)要檢查，其是否正常、配件是否齊全、電池是否配備等；
(2)運(yùn)輸過(guò)程中要注意防護(hù)，要確保其在運(yùn)輸期間不致因震動(dòng)等原因而損壞；
(3)使用要規(guī)范，要嚴(yán)格按儀器設(shè)備操作規(guī)程(包括使用的環(huán)境)操作；
(4)入庫(kù)時(shí)要進(jìn)行驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)維修并檢定。
4.5落實(shí)儀器設(shè)備的定期維護(hù)制度
一般的儀器設(shè)備要在其操作規(guī)程中規(guī)定維護(hù)保養(yǎng)的方法和時(shí)間。對(duì)于使用頻率高的大型儀器設(shè)備，應(yīng)制定儀器設(shè)備維護(hù)計(jì)劃；對(duì)于維護(hù)保養(yǎng)工作較為復(fù)雜或有一定專業(yè)性要求的儀器設(shè)備，要制定維護(hù)保養(yǎng)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，必要時(shí)可請(qǐng)儀器公司的專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。? 4.6做好儀器設(shè)備的報(bào)廢工作
儀器設(shè)備在超過(guò)使用年限后，往往會(huì)出現(xiàn)異常現(xiàn)象，或者在檢測(cè)中發(fā)現(xiàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)不穩(wěn)定，經(jīng)過(guò)維修也無(wú)法滿足檢測(cè)的要求?；蛘邫z定后技術(shù)參數(shù)達(dá)不到檢測(cè)的要求，在這種情況下就要考慮報(bào)廢該儀器。儀器設(shè)備報(bào)廢一樣要經(jīng)過(guò)適當(dāng)?shù)尿?yàn)證程序，因?yàn)樗鼘儆诠潭ㄙY產(chǎn)，要經(jīng)過(guò)主管部門(mén)的批準(zhǔn)后才能實(shí)施報(bào)廢處理工作?？傊?#xff0c;做好實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的管理，保持其有效性和可靠性，保證其檢驗(yàn)檢測(cè)結(jié)果的準(zhǔn)確性，才能為客戶和社會(huì)提供可信的數(shù)據(jù)和滿意的服務(wù)。
實(shí)驗(yàn)室信息化管理系統(tǒng)LIMS能夠具有自動(dòng)化的實(shí)驗(yàn)室流程管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備狀態(tài)信息、庫(kù)存信息等來(lái)進(jìn)行規(guī)范化的歸檔管理，能夠針對(duì)各行業(yè)儀器設(shè)備不同的管理需求進(jìn)行個(gè)性化管理，及時(shí)提醒相關(guān)的人員來(lái)送檢更多的機(jī)器，及時(shí)追蹤各種不同機(jī)器的狀態(tài)。
