利用實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)LIMS檢驗(yàn)檢測設(shè)備管理程序是為保證檢測結(jié)果的準(zhǔn)確、可靠，強(qiáng)化儀器設(shè)備的有效管理。LIMS適用于檢測實(shí)驗(yàn)室開展檢測工作用儀器設(shè)備的購置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、修理、報(bào)廢等過程的控制。
一、儀器設(shè)備的購置
根據(jù)中心檢測任務(wù)、科研生產(chǎn)需要、科技發(fā)展動(dòng)態(tài)制定大型精密儀器裝備規(guī)劃、中心領(lǐng)導(dǎo)每三年討論修訂一次規(guī)劃，作為儀器設(shè)備重大投資管理的決策依據(jù)。
LIMS系統(tǒng)中設(shè)置有清晰組織機(jī)構(gòu)管理，以及角色權(quán)限管理。檢測室根據(jù)工作需要由儀器設(shè)備操作人員可在LIMS中向綜合業(yè)務(wù)股在線申請領(lǐng)取購置儀器設(shè)備電子申請表，按檢測技術(shù)規(guī)范的要求填寫所需儀器設(shè)備的名稱、型號、技術(shù)指針、價(jià)格、生產(chǎn)廠家、用途及購置理由等，經(jīng)本室負(fù)責(zé)人同意后由綜合業(yè)務(wù)股儀器設(shè)備檢定管理人員匯總，匯總后提交由綜合業(yè)務(wù)股負(fù)責(zé)人審查，交技術(shù)負(fù)責(zé)人審閱。
技術(shù)負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)工作需要，組織有關(guān)人員對儀器設(shè)備購置的必要性、選型的合理性等進(jìn)行論證，并提出購置意見，交中心主任審批。屬于高精度設(shè)備或重大型設(shè)備，由中心技術(shù)負(fù)責(zé)人召集中心技術(shù)委員會(huì)討論決定后，報(bào)中心主任批準(zhǔn)。
在供應(yīng)商管理功能中，綜合業(yè)務(wù)股會(huì)同各檢測室與供貨商聯(lián)系，并索取合同書，確定技術(shù)指標(biāo)、運(yùn)輸、安裝、調(diào)試要求、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收程序及付款方式等，最后簽訂合同。在系統(tǒng)中可進(jìn)行合同的電子簽名，以及合同文件存檔，避免遺漏丟失。
二、儀器設(shè)備驗(yàn)收
儀器設(shè)備到貨前做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。落實(shí)驗(yàn)收人員、安裝場所、配備藥品器材、培訓(xùn)使用技術(shù)。
小型儀器設(shè)備由綜合業(yè)務(wù)股組織技術(shù)負(fù)責(zé)人、相關(guān)檢測室負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)人員和檔案管理人員共同驗(yàn)收。進(jìn)口儀器設(shè)備必須按商檢部門規(guī)定進(jìn)行。
數(shù)量驗(yàn)收：開箱驗(yàn)收應(yīng)注意包裝完整性，主機(jī)、配置、附件、備件數(shù)量和外觀，隨機(jī)資料、工具是否齊全。裝箱單、實(shí)物、訂貨合同三者應(yīng)當(dāng)相符，不相符的應(yīng)辦理索賠。
質(zhì)量驗(yàn)收：使用人員根據(jù)有關(guān)說明書，對儀器設(shè)備進(jìn)行安裝調(diào)試和質(zhì)量驗(yàn)收，大型儀器綜合業(yè)務(wù)股應(yīng)安排人員參加。質(zhì)量驗(yàn)收包括全部性能指針的測試和穩(wěn)定性考核。驗(yàn)收完畢，驗(yàn)收負(fù)責(zé)人應(yīng)寫出驗(yàn)收總結(jié)報(bào)告，兩名以上驗(yàn)收人員簽字，對儀器的性能、質(zhì)量做出判定和評價(jià)。如有賣方負(fù)責(zé)調(diào)試驗(yàn)收，則按有關(guān)技術(shù)規(guī)范，在我方業(yè)務(wù)人員參與下，共同對調(diào)試項(xiàng)目逐一檢查驗(yàn)收確認(rèn)。
數(shù)量驗(yàn)收和質(zhì)量驗(yàn)收都必須在索賠期內(nèi)盡早完成，需要索賠的由綜合業(yè)務(wù)股及時(shí)辦妥索賠手續(xù)。
驗(yàn)收完畢，由儀器設(shè)備管理人員統(tǒng)一編號，并將有關(guān)數(shù)據(jù)（儀器訂貨單、訂貨合同、到貨通知單、裝箱單、發(fā)票、驗(yàn)收記錄、安裝調(diào)試報(bào)告、隨機(jī)數(shù)據(jù)、索賠報(bào)告等）及時(shí)在LIMS系統(tǒng)中歸檔。檔案室應(yīng)將儀器設(shè)備說明書等數(shù)據(jù)的復(fù)印件及時(shí)交使用人員。檔案室做好儀器技術(shù)檔案的保管。
三、儀器設(shè)備使用
凡屬用于計(jì)量的儀器設(shè)備的使用必須嚴(yán)格遵守實(shí)驗(yàn)室管理中心的《量值溯源的程序》。檢測人員應(yīng)經(jīng)過培訓(xùn)，詳細(xì)了解使用說明書內(nèi)容，熟練掌握儀器設(shè)備的性能和操作程序后，方可開機(jī)操作，并按規(guī)定要求填寫使用記錄。主要儀器設(shè)備應(yīng)制定操作規(guī)程，由使用人員編制，所屬檢測室負(fù)責(zé)人審核，中心技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。大型精密儀器設(shè)備實(shí)行專人管理，持證上崗操作，未取得操作使用合格證者不得擅自使用，不得隨意拆卸、重裝和搬遷。
檢測過程中要嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，避免誤操作和使用超周期的儀器設(shè)備。使用過程中如發(fā)生異常，應(yīng)立即停止使用并標(biāo)識，避免誤用,將出現(xiàn)問題的儀器設(shè)備存放在合適的地方直至修復(fù)。修復(fù)后的設(shè)備為確保其性能和技術(shù)指針符合要求,必須經(jīng)檢定、校準(zhǔn)等方式證明功能指針已恢復(fù)方可使用。實(shí)驗(yàn)室還應(yīng)對這些缺陷或偏離規(guī)定的極限對過去進(jìn)行的檢測造成的影響進(jìn)行追溯,發(fā)現(xiàn)不合格,應(yīng)按《不符合工作的處理程序》進(jìn)行處置。
四、儀器設(shè)備管理
檢驗(yàn)儀器設(shè)備應(yīng)建立檔案，由綜合業(yè)務(wù)股對有關(guān)的技術(shù)資料統(tǒng)一歸檔保管，做到一機(jī)一文件。檔案內(nèi)容主要包括：購置申請單、驗(yàn)收記錄、使用說明書、操作規(guī)程、使用記錄、儀器設(shè)備維護(hù)維修記錄、檢定證書等。
所有的檢驗(yàn)儀器設(shè)備均應(yīng)建立臺帳，內(nèi)容包括：儀器設(shè)備名稱、制造廠家、規(guī)格型號、編號、購入日期、技術(shù)指針、檢定周期等。
所有的對檢測結(jié)果在重要影響的檢驗(yàn)儀器設(shè)備均應(yīng)按檢定或校驗(yàn)結(jié)果實(shí)行標(biāo)志管理，并分別貼上合格（綠色）、準(zhǔn)用（黃色）、停用（紅色）三種標(biāo)志，對于不必檢定的輔助設(shè)備則用功能狀態(tài)標(biāo)簽標(biāo)識其狀態(tài)。工作一時(shí)不需要，超過檢定周期的，可書面申請緩檢，由綜合業(yè)務(wù)股封存貼停用標(biāo)志。
綜合業(yè)務(wù)股作為儀器設(shè)備歸口管理部門每季度至少安排一次對各檢測室的儀器設(shè)備的存放、保管及使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。
儀器設(shè)備使用人員應(yīng)經(jīng)常性地對其使用的儀器設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，通電、去塵、去濕、加油及功能性檢查，按照檢查結(jié)果及時(shí)在LIMS系統(tǒng)設(shè)備管理中設(shè)置更新狀態(tài)標(biāo)識。
儀器設(shè)備借用時(shí)，可由借用人在線申請寫借用單，申請單推送至保管人進(jìn)行資格審核，確認(rèn)能正確操作時(shí)方可審核并進(jìn)行電子簽字借出，并在借出和返還時(shí)進(jìn)行狀態(tài)驗(yàn)收，必要時(shí)按《檢驗(yàn)檢測設(shè)備管理程序》進(jìn)行核查。
攜帶儀器設(shè)備到現(xiàn)場檢測時(shí)，先將儀器設(shè)備放置于穩(wěn)固的包裝箱內(nèi)，在運(yùn)輸過程中要避免晃動(dòng)，到達(dá)現(xiàn)場后放置于平穩(wěn)的工作臺上（或場所），檢查環(huán)境條件。符合規(guī)定要求后，檢查狀態(tài)并記錄。
五、儀器設(shè)備維修
儀器設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，應(yīng)停止使用，使用人員詳細(xì)記錄故障現(xiàn)象和發(fā)生經(jīng)過。并進(jìn)行常規(guī)檢查，在使用范圍內(nèi)盡量排除故障。排除不了的由所屬檢測室填寫維修申請單報(bào)綜合業(yè)務(wù)股處理。
綜合業(yè)務(wù)股在查明原因，分清責(zé)任的基礎(chǔ)上及時(shí)安排專人檢修。維修時(shí)做好維修記錄，大型精密儀器維修至少有二人參加。
中心自身無力維修的，維修人員在維修單上寫明原因，由儀器使用人協(xié)助綜合業(yè)務(wù)股及時(shí)聯(lián)系維修。
在LIMS系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)對所有的維修情況詳細(xì)記錄。儀器設(shè)備修復(fù)后必須經(jīng)過校準(zhǔn)或功能檢查，達(dá)到規(guī)定的技術(shù)要求后在投入使用，并將所有材料存盤。對發(fā)現(xiàn)故障前一定時(shí)期內(nèi)所檢測結(jié)果有懷疑的，可實(shí)現(xiàn)全程追溯。
